Coaching Online Overleg

Afdelingen en teams overleggen vaak met regelmaat, bijvoorbeeld dagelijks in een stand-up, (twee)wekelijks of maandelijks met dezelfde deelnemers. Iedereen heeft zich er bij neergelegd hoe dat overleg gaat, terwijl het wellicht beter kan. Hoe doe je dat dan! De SmoothTalk coach neemt enkele keren passief deel aan het online overleg en coacht voorzitter, moderator en deelnemers tijdens en na het overleg.

Er zijn veel factoren die een overleg effectief en efficiënt maken. Het gaat er uiteindelijk om wat je er mee bereikt. De eerste vraag die je je dan ook moet stellen is “is dit overleg wel nodig?” en “kan ik het resultaat dat ik met een overleg beoog ook op een andere manier bereiken?”.

Een goed overleg vereist voorbereiding. Vooral als het overleg online moet plaatsvinden, iets waarvan wij bij SmoothTalk verwachten dat het niet meer weg te denken is uit ons dagelijks werk. Want het is onwaarschijnlijk dat we, na de ervaringen die we door de Covid maatregelen met het werken op afstand hebben opgedaan, nog weer regelmatig met z’n allen in 1 ruimte overleggen. Nu omdat het niet kan, straks omdat het niet hoeft. Er zullen altijd wel collega’s zijn die vanuit huis zullen (willen) deelnemen.

Maar hoe halen we dan het beste uit het overleg? Zelfs als we bij elkaar in een ruimte zitten gaat het niet altijd soepel. En online moeten we compenseren dat we minder goed kunnen inschatten wat anderen vinden van wat we te vertellen hebben. Door extra vragen te stellen en te verifiëren dat de boodschap ook geland is.

SmoothTalk heeft een coachingstraject opgezet waarbij een ervaren coach online deelneemt aan je overleg en observeert wat er gebeurt. Wat het effect is van je voorbereiding, van de manier waarop je de agenda hebt ingedeeld, hoe je omgaat met deelnemers die er even niet bij zijn, hoe je de afspraken vastlegt en de opvolging borgt. Maar ook hoe je met lastige situaties om gaat, als discussies uit de hand lopen, conflicten ontstaan of er gewoon geen energie in de groep zit.

Een goed lopend overleg spaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook ruis op de lijn en zorgt dan collega’s het leuk vinden om deel te nemen. Zich ook beter voorbereiden, omdat jij dat ook gedaan hebt.

De coach geeft je achteraf terugkoppeling van zijn/haar observaties. Altijd leerzaam en constructief. Met nuttige, op jou afgestemde tips hoe je op een ludieke en leuke manier het verloop van het overleg kunt bijsturen.

En bij overleggen waar dat handig is kan de coach ook tijdens het overleg interveniëren. Deelnemers kritische vragen stellen, op meta-niveau, over hun gedrag of gevoel tijdens het overleg. En altijd met het volste respect voor het individu. Ook de coaching moet energie geven.

Voorafgaand aan de coaching zal de coach een intakegesprek met jou als manager of voorzitter houden, om een beeld te vormen van de doelstellingen van de coaching, maar ook af te stemmen in welke vorm de coaching zal plaatsvinden en hoe de verwachtingen van de deelnemers te managen.

In de regel geeft het bijwonen van drie overleggen al een hele verbeterimpuls. Extra sessies kunnen worden overeengekomen als de onderlinge interactie stroef verloopt, of als het lastig blijkt de regie over het overleg te houden.

Meer weten over de mogelijkheden van deze coaching? We vertellen je graag meer over de aanpak of plannen een korte kennismaking met de coach.